Nieuws

5 tips bij het kiezen van een (online) cliëntendossiers

dinsdag 2 juni 2020    Dit artikel delen

De wet schrijft voor dat zorgprofessionals, die zelfstandig werken buiten een zorginstelling, voor iedere cliënt een eigen cliëntendossier moeten aanleggen. Indien je werkzaam bent binnen een zorginstelling dan maak je doorgaans gebruik van een al bestaand dossier. Let hier op de afspraken die je maakt over het gebruik van dit dossier in je overeenkomst.

Het afgelopen jaar heb ik veel zzp’ers gesproken over het voeren van een online cliëntendossier. Bijvoorbeeld tijdens de jaarlijkse ledendag van SoloPartners van vorig jaar. Door deze gesprekken ben ik erachter gekomen dat er uiteenlopende visies zijn op het (online) cliëntendossier.

Het valt mij op dat sommige zzp’ers hun zaakjes goed op orde hebben, zij kennen de wet- en regelgeving en passen deze ook toe. Daarentegen waren er ook zelfstandige zorgaanbieders voor wie onduidelijk was wat goede dossiervoering is. Dit is niet uit onwelwillendheid, maar vaak uit gebrek aan kennis van de verplichtingen die je hebt als zorgaanbieder.

Om het één en ander te verhelderen bij het voeren van een online cliëntdossier heb ik hieronder 5 tips voor je opgeschreven. Deze hebben aan de ene kant met wet- en regelgeving te maken en aan de andere kant met transparantie en gebruikersgemak.

  1. Voldoe altijd aan de juiste wet- en regelgeving

    Als zorgaanbieder heb je behoorlijk wat verplichtingen op verschillende vlakken. Het cliëntendossier is hier een relatief klein onderdeel van, maar niet minder onbelangrijk. Waar moet je op letten en hoe blijf je op de hoogte?

Enkele onderdelen die je als zorgaanbieder verplicht bent:

  • Rekening houden met privacy: de AVG is je vast niet ontgaan;
  • Je maakt een zorgplan voor iedere cliënt met doelen en acties waar je samen aan gaat werken;
  • Jouw werkzaamheden en de voortgang op de doelen rapporteer je regelmatig;
  • Je inventariseert risico’s en legt deze vast;
  • Incidenten met een cliënt moet je melden via bijvoorbeeld middels een MIC formulier;
  • Per 1 januari 2020 moet je voldoen aan de Wet zorg en dwang die grofweg aangeeft dat je middelen en maatregelen moet vastleggen;
  • Vanaf 1 juli 2020 wordt het verplicht om een online cliëntendossier te gaan gebruiken; later meer.

Ik snap goed dat het tijd kost om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen en de juiste wet- en regelgeving. Tegelijkertijd kan je er wel op afgerekend worden als je hier niet aan voldoet. Om het je makkelijk te maken heb ik een checklist gemaakt met 12 onderdelen die je moet weten over een online cliëntendossier als zorgprofessional. Met deze onderdelen kun je gemakkelijk aan de slag gaan, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan. Daarnaast houdt SoloPartners je ook op de hoogte van veranderingen in de wet- en regelgeving en ook een beroepsorganisatie kan uitkomst bieden.

Belangrijk! Omdat het verplicht wordt om een online cliëntendossier te gaan voeren ga ik in dit artikel door op de onderdelen waarop je moet letten bij het maken van de juiste keuze. Veel details voor het verplicht gebruik van een online cliëntendossier zijn al bekend. Of dit ook voor zzp’ers gaat gelden is echter nog niet 100% zeker.

Mocht je toch alvast een dossier zoeken, let dan op onderstaande zaken.

  1. Gebruikersgemak

Misschien logisch, misschien ook niet; bekijk tijdens het oriënteren altijd hoe gebruiksvriendelijk de software is die je wilt gebruiken. Je wilt het zo eenvoudig mogelijk houden voor jou, maar ook voor je cliënt?

Spreekt de software voor zich of moet je je eerst uitgebreid gaan inlezen waar je onderdelen terug kunt vinden? Voor je je zoektocht start adviseer ik je om voor jezelf helder te krijgen wat bijv. gebruikersgemak betekent voor jou.

  1. Weinig beheer en snel starten

Wat ik me goed kan voorstellen is dat je als zzp’er niet al te veel tijd kwijt wil zijn met het leren of ontdekken van een softwarepakket. Bekijk daarom hoe gemakkelijk het is om te starten. Je wilt voorkomen dat je 2-3 dagen bezig bent om de software te leren kennen en in te richten.

Bij het maken van een keuze voor het juiste softwarepakket is het essentieel om jezelf eerst af te vragen wat er voor jou echt nodig is om je werk goed te kunnen doen. Je kunt namelijk een heel uitgebreid (en daardoor complex) softwarepakket kopen, maar als je dit niet nodig hebt kun je beter voor de simpele optie kiezen.

Maak allereerst een lijstje van de onderdelen die binnen een cliëntendossier voor jou vereist én essentieel zijn. Bekijk vervolgens de verschillende softwarepakketten en bekijk welke het beste aansluit bij jouw wensen.

Maak een afweging tussen de inhoud, het gemak en de investering.

  1. Betaalbaar

Nadat je de inhoud en het gebruikersgemak hebt bekeken moet je een keuze maken. Deze keuze kun je het beste maken op basis van 3 onderdelen, namelijk:

  • De inhoud: voldoet het aan mijn wensen;
  • Het gemak: is het makkelijk te gebruik én ben ik er weinig tijd aan kwijt;
  • De kosten: wordt de inhoud én het gemak aangeboden voor een eerlijke prijs.

Met bovenstaande onderdelen kun je nu de keuze makken die voor jou het meest passend is. Het is hierbij belangrijk dat je de kosten, maar vooral ook de voordelen tegen elkaar weg streept. Een elektronisch dossier kost je wellicht een paar tientjes per maand, maar hierdoor rapporteer je wellicht sneller (via een app), ben je minder tijd kwijt aan administratie waardoor je meer tijd en aandacht hebt voor je cliënten.

  1. Durf te investeren

Bij het ondernemen horen risico’s en ook investeringen. De uitdaging zit hem in de slimme investeringen te maken waardoor je je werk beter en/of makkelijker kunt doen. Kijk dan niet alleen naar de kosten, maar vooral ook wat deze kosten jou én de cliënt opleveren.

Natuurlijk zit er ook een risico aan het maken van een investering. Dit risico is onderdeel van ondernemen, maar je wilt de risico’s wel zo klein mogelijk houden. Kies bijvoorbeeld voor een online dossier dat je maandelijks kunt opzeggen en waar je niet direct 1-2 jaar aan vast zit.

Naast het maken van een investering met geld ontkom je er niet aan om te investeren in tijd. Je moet de wet- en regelgeving kennen, deze toepassen en je moet weten hoe dit in jouw gekozen software werkt.

Let er echter wel op dat de tijdsinvestering soms duurder kan zijn (omgerekend in geld) dan de kosten die je daadwerkelijk maakt. Als jij dagenlang moet ontdekken hoe je online dossier werkt en waar je allemaal aan moet voldoen, dan is dit erg “duur”. Tijd is geld.

Maar nogmaals maak de keuze waarbij jij je het prettigste voelt nadat je al mijn tips hebt nagelopen.

Wellicht kies je voor een iets duurdere optie waar je minder tijd aan kwijt bent óf je besteed liever iets meer tijd en maak je minder kosten, dat is het mooie van ondernemer zijn.

Een logische volgende stap?
Ben je op zoek naar een online cliëntendossier, dan kan ik wellicht iets voor je betekenen.

Vanaf eind 2018 ben ik samen met SoloPartners gestart om te kijken hoe we een goed en kwalitatief online cliëntendossier kunnen maken voor zzp’ers in de zorg. Er was op dat moment (naar ons idee) geen goede software beschikbaar en  daar zijn we iets aan gaan doen.

We wilden een kant-en-klaar cliëntendossier maken dat direct voldoet aan alle wet- en regelgeving. Op die manier is het voor jou niet nodig om alles uit te zoeken en dat maakt jouw werk een stuk makkelijker.

Vanaf mei 2019 hebben we, samen met SoloPartners en Nedap (een softwareontwikkelaar), een online cliëntendossier specifiek voor zzp’ers gemaakt in de ouderenzorg. Het wordt echter ook gebruikt door kind verpleegkundigen en begeleiders. Deze software omgeving is compleet ingericht volgende de laatste wet- en regelgeving, staat klaar om direct gebruikt te worden en is super eenvoudig.

Wil je hier meer over weten? Klik dan op onderstaande link.

Hier vind je meer informatie over het Online Cliëntendossier voor zzp’ers.

Naast het aanbod van Bij Ons zijn er meerdere aanbieders die je kunnen voorzien in de behoefte van een online cliëntendossier. Deze aanbieders zijn online te vinden. 

 

Dit artikel delen