Veilig Incidenten Melden (VIM) voor zzp’ers in de zorg

De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) stelt eisen aan zorgaanbieders. Eén van de eisen is het verplicht Veilig Incidenten te Melden (VIM) onder de noemer 'Leren van incidenten'.

Dit is een interne, schriftelijke procedure waarin je vastlegt hoe jij als zelfstandig zorgaanbieder omgaat met incidenten. Je geeft aan op welke manier je deze incidenten registreert, bespreekt en opvolgt/evalueert. Deze procedure, en vooral het opvolgen van deze procedure, zorgt ervoor dat de kwaliteit van de zorg verbetert.

Hoe geef je dit vorm binnen jouw kwaliteitssysteem?

Veilig Incidenten Melden is een onderdeel van jouw kwaliteitssysteem; ‘Leren van incidenten’. Beschrijf hierin alle onderstaande onderdelen, dus ook wanneer jij je cliënt informeren moet en wanneer jij de inspectie informeert. Je beschrijft dus het proces en je standpunten.

Incidenten melden - onderdeel Wkkgz

Bij het verlenen van zorg of het behandelen van cliënten kunnen handelingen (bijna) fout gaan of anders lopen dan verwacht. We spreken dan van een incident. De wettelijke definitie van een incident is ‘een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg, en heeft geleid, had kunnen leiden of nog zou kunnen leiden tot schade bij de cliënt’.

Een incident kan voor de cliënt leiden tot geen, merkbare en zelfs ernstige gevolgen. Ook incidenten die geen directe gevolgen hebben voor jouw cliënt, ben je verplicht te registreren.

In de Wkkgz staat op drie plaatsen informatie over incidenten:

1. artikel 9 - alle incidenten moeten worden opgenomen in het systeem van veilig incident melden, met het doel om daarvan te leren;
2. artikel 10 - incidenten die merkbare gevolgen voor de cliënt hebben of in de toekomst kunnen hebben, moeten aan de cliënt worden gemeld en daarvan moet aantekening worden gemaakt in het cliëntendossier;
3. artikel 11 - incidenten die hebben geleid tot de dood of ernstige gevolgen voor de cliënt, moeten aan de IGJ worden gemeld worden als calamiteit.

Gaat er iets fout tijdens de zorg of loopt het anders dan verwacht? Dan zijn daar mogelijk lessen uit te trekken om te voorkomen dat het in de toekomst weer gebeurt. Openheid over incidenten en het bespreekbaar maken is daarbij essentieel.

Werkwijze 'leren van incidenten'

1. Check bij je beroepsorganisatie of er voor jouw beroep specifieke normen gelden op het gebied van 'leren van incidenten'.
2. Registreer incidenten op jouw eigen manier of maak gebruik van een bestaand systeem. Heb je een SoloCompleet-lidmaatschap? Dan beschik je binnen jouw persoonlijke MijnSolo-ledenpagina over een systeem om veilig incidenten te registeren. Wanneer je kiest voor een eigen vorm van registratie, denk dan aan:
   • Het registreren van alle incidenten in een Excel- of Word bestand, waarbij je uitsluitend persoonsgegevens noteert als dat noodzakelijk is voor de analyse. Verwijder deze persoonsgegevens zodra dat voor de analyse niet meer noodzakelijk is.
   • Het zodanig afschermen/beveiligen van het Excel- of Word bestand dat derden geen toegang hebben.
3. Bespreek incidenten periodiek met beroepsgenoten (bijvoorbeeld via jouw beroepsorganisatie of een intervisiegroep). Kijk daarbij of er lessen uit de geregistreerde incidenten te halen zijn. Leg deze bespreking en de daaruit getrokken conclusies vast, inclusief te nemen maatregelen ter verbetering. Voer de voorgenomen maatregelen uit. Check na verloop van tijd of de maatregelen effect hebben en leg ook dit vast.

Wanneer moet je de cliënt informeren?

Je moet de cliënt informeren over incidenten die merkbare gevolgen hebben, of waarvan aannemelijk is dat die nog kunnen volgen. Doe dit bij voorkeur in een gesprek waarin je uitlegt wat er is gebeurd en hoe dat heeft kunnen gebeuren. Geef aan wat er geleerd is van het incident en wat de mogelijkheden zijn om de eventuele schade voor de cliënt te verhelpen.

Daarnaast moet je een aantekening maken in het cliëntendossier van de aard, de toedracht en het tijdstip van het incident. De namen van de direct betrokkenen moet je daarbij voluit noteren (uitsluitend als dit noodzakelijk is voor de analyse). De cliënt kan een verzoek indienen voor een afschrift van deze aantekening.

Wanneer moet je de IGJ informeren?

Calamiteiten zijn ernstige incidenten waarbij de cliënt een ernstig schadelijk gevolg ondervindt of, in het uiterste geval, is overleden. Meld calamiteiten binnen 3 werkdagen aan de IGJ. Twijfel je nog of de gebeurtenis een complicatie, een incident of een calamiteit is? Dan heb je 6 weken de tijd om dat te onderzoeken. Komt uit dat onderzoek dat het een calamiteit is, dan moet je dat binnen 3 werkdagen melden. Het niet tijdig melden kan een bestuurlijke boete opleveren.

Lees meer in het artikel incident, complicatie en calamiteit: de verschillen.