Wat is de bewaartermijn van een klacht?

Momenteel is er geen wettelijke bewaartermijn voor een klacht. Dit heeft te maken met de komst van de AVG.

De bewaartermijn van klachten is sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet meer strikt vastgelegd in de wet. Waar onder de oude Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) nog een richtlijn van twee jaar na afhandeling werd gehanteerd, geldt nu een belangrijk uitgangspunt: je bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Dat betekent dat jij als ondernemer zelf verantwoordelijk bent voor het bepalen van een passende bewaartermijn. Daarbij moet je kunnen onderbouwen waarom je gegevens bewaart en hoe lang dit nodig is. Het principe van dataminimalisatie speelt hierbij een grote rol: verzamel en bewaar niet meer gegevens dan nodig, en verwijder of anonimiseer gegevens zodra ze niet meer relevant zijn.

In de praktijk kiezen veel zorgverleners ervoor om de eerdere richtlijn van twee jaar als uitgangspunt te nemen. Dit kan verstandig zijn, bijvoorbeeld in verband met mogelijke vervolgvragen, geschillen of verantwoording richting toezichthouders. Toch is dit geen verplichting. De juiste bewaartermijn hangt altijd af van de specifieke situatie en het doel van de verwerking.

Om een goede bewaartermijn te bepalen, kun je jezelf een aantal belangrijke vragen stellen. Hoe lang heb je de gegevens van de klacht daadwerkelijk nodig voor de afhandeling? Is de klacht volledig afgerond of loopt er nog een procedure? En als de klacht is afgehandeld, is er een reden om de gegevens later nog te raadplegen, bijvoorbeeld bij een herhaalde klacht of een juridisch geschil?

Wanneer je concludeert dat de gegevens niet langer nodig zijn en er geen verplichting meer bestaat om ze te bewaren, is het verstandig om ze te verwijderen of te anonimiseren. Dit verkleint risico’s op datalekken en helpt je te voldoen aan de AVG.

Welke bewaartermijn je ook kiest, zorg ervoor dat je deze vastlegt en kunt onderbouwen. Dit is een belangrijk onderdeel van verantwoord gegevensbeheer en laat zien dat je bewust en zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens binnen jouw zorgpraktijk.