Wat voor administratie moet ik bijhouden als ik wil voldoen aan de Wkkgz?

Laatste update 24 september 2021 om 10:51

Ondernemen is een keuze waar veel administratie bij komt kijken. Niet alleen worden er vanuit de Wkkgz een aantal administratieve handelingen verwacht, ook bijvoorbeeld de Belastingdienst stelt enkele eisen. In dit artikel maak ik een onderscheid in de administratie tussen ondernemen en de Wkkgz. 

Ondernemen

Als zzp’er in de zorg word je door de Belastingdienst meestal gezien als ondernemer. Dit is afhankelijk van een aantal factoren. Twijfel jij over deze status doe dan de belastingcheck. In dit stukje leggen wij je uit welke eisen er vanuit de Belastingdienst gesteld worden aan de administratie.

Het is belangrijk dat je de basisgegevens goed bewaart, onder de basisgegevens vallen de volgende zaken:

• Het grootboek
• De debiteuren en crediteuren administratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• De loonadministratie
• Kasadministratie / kassabonnen
• Financiële aantekeningen zoals een inkoop- en verkoopboek
• Tussentijds gemaakte controleberekeningen
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• Agenda’s en afsprakenboeken
• Correspondentie
• Software en databestanden
• Let op; voor deze gegevens geldt een bewaartermijn van minimaal 7 jaar.

Een aantal punten die hierboven genoemd worden hieronder toegelicht.

Kasadministratie

In het kasboek noteer je alle contante inkomsten en uitgaven. Doe dit op volgorde van datum, en noteer wekelijks of maandelijks het saldo. Tip: probeer zo weinig mogelijk of niets per kas te doen. Het zijn veel extra administratieve handelingen met vaak relatief kleine bedragen.

Bankafschriften

Bewaar in ieder geval maandelijks een bankafschrift. Tip: open een zakelijke bankrekening, dan kun je privé en zakelijke uitgaven gescheiden houden. Hiermee vereenvoudig je je administratie.

Contracten en overeenkomsten

Bewaar de afspraken die je maakt met leveranciers en verzekeringsmaatschappijen. Als ondernemer sluit je vaak zakelijke overeenkomsten af. De looptijd en opzegtermijn van een zakelijke overeenkomst kan afwijken van een overeenkomst die je als consument afsluit.

Agenda’s en afsprakenboeken

Hiermee kun je o.a. aantonen hoeveel uren je aan je bedrijf besteedt.

Software en databestanden

Veel facturen ontvang je digitaal, ook aangiften doe je meestal online. Bewaar deze bestanden op een veilige plaats.

Een ander onderdeel van je administratie zijn de facturen die je verzend naar opdrachtgevers. Hoe stel je een factuur op, wat is vereist? Dat lees je hier.

Deze administratie is de basis voor de aangiftes bij de belasting. Een ander belangrijk onderdeel wat je dient bij te houden zijn de uren die je maakt. Sommige aftrekposten zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren die je aan de onderneming hebt besteed. Als jouw administratie niet compleet is kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst gaat dan zelf een berekening maken van jouw omzet en winst, en dus ook de belasting die daar bij hoort. Wij schrijven ook regelmatig stukken in onze kennisbank over het ondernemen. Deze artikelen kun je hier vinden.

Wkkgz

Administratie is wellicht niet het juiste woord, het is meer een registratie die je consequent bij moet houden. De Wkkgz wil dat elke zelfstandige zorgondernemer een kwaliteitssysteem inricht. Op die manier kun je de zorg die je biedt aanzienlijk verbeteren. Om een goed kwaliteitssysteem in te richten moet je de volgende zaken op orde hebben:

• Je dient de professionele standaarden te volgen
• Je registreert de klachten van je cliënten
• Je registreert incidenten en informeert je cliënt hierover (en wanneer nodig de IGJ).
• Je bekijkt regelmatig de resultaten/klachten/incidenten en je voert daar verbeteringen op door. Reflecteren zorgt ervoor dat je weet wat er misgaat, en hoe het beter kan.

Je houdt cliëntendossiers bij, waarin de volgende onderwerpen worden genoteerd:

• Het BSN nummer
• Naam en AGB code behandelaar
• Data en tijdstippen van de behandelingen / zorgverlening
• Relevante feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de cliënt
• De door jou gestelde diagnoses
• Voorkeuren en/of doelen van de cliënt
• De door jou voorgestelde behandelingen / zorgverlening
• Verdere afstemming met de cliënt over de mogelijke behandelopties
• Beargumenteerde afwijking van geldende standaarden
• De toestemming van de cliënt voor de samen gekozen behandeloptie
• De resultaten van de behandeling / zorgverlening
• Eventuele incidenten die merkbare gevolgen nu of in de toekomst kunnen hebben voor de cliënt
• De ervaringen van de cliënt
• De algemene bewaartermijn van een medisch dossier is 20 jaar.
  Belangrijk! Zorg dat niemand toegang heeft tot deze dossiers. Leg fysieke dossiers achter slot en grendel en zorg dat digitale dossiers minimaal met een wachtwoord zijn beveiligd.

Dan hebben we nog het onderdeel klachten. Je dient aangesloten te zijn bij een onafhankelijke klachtenfunctionaris en een onafhankelijke geschilleninstantie. Dit noem je een klachtenregeling, en daarvoor leg je de volgende dingen vast:

• De werkwijze voor het afhandelen van een klacht
• Hoe je omgaat met de onvrede van de cliënt over de behandeling, of het resultaat van de behandeling
• Wat er gebeurt als een cliënt het niet eens is met het resultaat van het gesprek
• Het schriftelijk uiten van een klacht
• De termijn van de behandeling
• Oordeel van de klacht
• Gegevens van de gratis klachtenfunctionaris
• Bij welke branche- of beroepsorganisatie je bent aangesloten
• Bij welke geschilleninstantie de cliënten terecht kunnen met hun klacht, als de klachtenfunctionaris niet heeft kunnen bemiddelen.

Indien je nog vragen hebt aan de hand van dit artikel kan je altijd contact met ons opnemen.