Hoe ga je om met wanbetalers?

Laatste update 3 juli 2023 om 16:38

Als ondernemer kun je te maken krijgen met wanbetalers; opdrachtgevers die een factuur niet betalen. Een vervelende situatie waar niemand op zit te wachten. Maar het is wel een reëel risico dat hoort bij ondernemen. In dit artikel geven we advies over het betalingsproces dat je kunt inrichten om voor elkaar te krijgen dat factuur wordt voldaan.  

Zorgplicht

Allereerst is het belangrijk om stil te staan bij de zorgplicht. Met deze zorgplicht ligt er een grote verantwoordelijkheid bij zorgverleners. Jij bent op grond van de behandelplicht, en vaak ook een (contractuele) doorleverplicht, in beginsel verplicht om zorg te blijven verlenen aan de patiënt. Kortom: je kunt niet zomaar stoppen met het verlenen van zorg aan je opdrachtgever. Ook als deze je factureren niet voldoet. In dit artikel vind je meer informatie omtrent de zorgplicht.

We proberen je inzicht te geven in hoe je een betalingsproces kunt inrichten. Ons advies, zorg dat je dit helder hebt voordat je in zo’n situatie terecht komt.

Factuur met betalingstermijn

Begin met het opstellen en verzenden van een factuur die voldoet aan de voorwaarden die zijn gesteld door de Belastingdienst. Het is raadzaam om een betalingstermijn op de factuur te vermelden. De betalingstermijn kun je ook opnemen in de overeenkomst.

Er gelden regels voor de betalingstermijn. Deze regels zijn afhankelijk van ‘wie’ de opdrachtgever is:

Consumenten (zzp’er > cliënt)

Deze situatie is van toepassing als je direct factureert aan een cliënt:

Er is geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. Je mag dus zelf de betalingstermijn voor consumenten bepalen. Zorg wel dat dit een redelijke termijn is; bijvoorbeeld 30 dagen.

Bedrijven (zzp’er > bemiddelingsbureau/zorginstelling)

Deze situatie is van toepassing als je factureert aan bijv. een bemiddelingsbureau of zorginstelling:

De ‘Wet Betalingstermijnen’ (artikel 119a) schrijft voor dat, als er geen betalingstermijn is overeengekomen, de betalingstermijn 30 dagen is.

Afwijken van de termijn van 30 dagen kan alleen wanneer dit tussen twee partijen in een overeenkomst wordt vastgelegd. Het maximum is dan 60 dagen. Tenzij het een grote instelling* betreft; dan is volgens het Burgerlijk Wetboek 30 dagen het maximum.

* Er is sprake van een groot bedrijf als er een jaaromzet is van ten minste 40 miljoen euro, er ten minste 250 werknemers werkzaam zijn en er een balanstotaal is van minimaal 20 miljoen euro.

De eerste betalingsherinnering

De betalingstermijn is verstreken en de factuur is nog niet voldaan. Wat nu?

Is je opdrachtgever een bedrijf? Dan mag je, zodra de betalingstermijn versteken is, direct incassokosten in rekening brengen.

Als je opdrachtgever een consument is, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning versturen. Ga er niet meteen vanuit dat de opdrachtgever niet wil betalen. Misschien heeft de opdrachtgever jouw factuur over het hoofd gezien. Stuur daarom een vriendelijke herinnering per mail. Maak in je e-mail kenbaar dat de betalingstermijn is verstreken en stel een nieuwe termijn waarbinnen je de betaling verwacht. Verstuur de eerste betalingsherinnering enkele dagen na het verlopen van de betalingstermijn.

Telefonisch contact opnemen

Blijft de betaling na het versturen van de eerste betalingsherinnering uit? Dan is het tijd om telefonisch contact op te nemen. Ga het gesprek aan, blijf beleefd en herinner je opdrachtgever aan de openstaande factuur. Probeer tot concrete afspraken te komen wat betreft het voldoen van de factuur.

De tweede betalingsherinnering (aanmaning)

Je krijgt je opdrachtgever telefonisch niet te pakken óf de belofte om de factuur te voldoen wordt niet opgevolgd. Dan is het tijd om een tweede betalingsherinnering (aanmaning) te versturen.

Een aanmaning is een formele brief waarin je verwijst naar de factuur en de eerste betalingsherinnering. Je stelt een betalingstermijn van 14 dagen en vermeldt dat dit dossier door een incassobureau wordt opgepakt (en dat er extra kosten komen) wanneer de betaling uitblijft. Stuur de aanmaning per aangetekende post. En vraag om een ontvangstbevestiging zodat je zeker bent dat jouw opdrachtgever de aanmaning ontvangt.

Inschakelen van een incassobureau

Wellicht denk je dat een incassobureau iets is voor grotere bedrijven, maar als zzp’er kun je net zo goed een incassobureau inschakelen.
Wat de kosten zijn voor de diensten van een incassobureau verschillent per bureau. Ga op internet op zoek naar deze bureaus en vraag offertes op; zo kun je de diensten en kosten goed vergelijken.

Wanneer je een incassobureau inschakelt, start het minnelijke incassotraject (fase waarin de rechter nog niet in het spel is). Tijdens deze fase wordt het bedrag meestal verhoogd met de wettelijke rente en incassokosten. In veel gevallen kan een incassobureau het bedrag in de minnelijke fase incasseren. Wordt de rekening niet binnen deze termijn betaald? Dan kun je ervoor kiezen om de rekening via een gerechtelijke procedure te incasseren.

Wees alert bij het kiezen voor een incassobureau dat werkt via ‘no cure, no pay’; als er niets wordt geïncasseerd, worden er ook geen kosten bij jou in rekening gebracht. Vaak vallen de kosten voor de gerechtelijke procedure buiten de ’no cure, no pay’ regeling. Het is daarom nuttig om, voordat je de gerechtelijke procedure start, de extra kosten af te wegen tegen de kans op succesvolle incassering.

Stap naar de rechter

Hopelijk heb je voor het bereiken van deze stap inmiddels je geld ontvangen. Als dit niet het geval is, kun je ervoor kiezen om juridische stappen te ondernemen. Het is handig om een zakelijke rechtsbijstandsverzekering af te sluiten, zodat je bij een probleem of onenigheid een advocaat of juridisch adviseur kunt inhuren. Dat kan natuurlijk ook zonder verzekering, maar dan zijn de kosten voor jou. Vergelijk verschillende zakelijke rechtsbijstandsverzekeringen en kijk vooral naar de voorwaarden. Wat is voor jou belangrijk?

Als ondernemer kun je in een dergelijke situatie terecht komen. Denk van tevoren goed na over hoe je het betalingsproces inricht. Wat past er bij jouw onderneming?

Heb jij nog goede tips of vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact met ons op.