Hoe ga je om met wanbetalers?

Laatste update 13 oktober 2022 om 09:28

Als ondernemer kun je te maken krijgen met opdrachtgevers die een factuur niet betalen. Een vervelende situatie waar niemand op zit te wachten, maar wel een reëel risico wat hoort bij het ondernemen. In dit artikel geven we jou advies over het proces wat je kunt inrichten om de factuur voldaan te krijgen.  

Allereerst is het belangrijk om stil te staan bij het volgende: de zorgplicht. Met de zorgplicht rust er op zorgverleners een grote verantwoordelijkheid. Jij bent op grond van de behandelplicht – en vaak ook op grond van een (contractuele) doorleverplicht – in beginsel verplicht om zorg te blijven verlenen aan de patiënt. Kortom: je kunt niet zomaar stoppen met zorg verlenen aan je opdrachtgever. Ook niet als je factureren niet worden voldaan. In dit artikel, geschreven door onze partner Eldermans Geerts, vind je meer informatie omtrent de zorgplicht.

We proberen je inzicht te geven in hoe je een betalingsproces kunt inrichten. Ons advies, zorg dat je dit helder hebt alvorens je in een dergelijke situatie terecht komt.

Factuur met betalingstermijn

Je begint met het opstellen en verzenden van een factuur die aan de door de Belastingdienst gestelde voorwaarden voldoet. Het is raadzaam om een betalingstermijn op de factuur te vermelden. De betalingstermijn kan je ook opnemen in de overeenkomst.

Let op: er gelden regels voor de betalingstermijn afhankelijk van ‘wie’ de opdrachtgever is.

Consumenten (zzp’er > cliënt)

Er is geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. Je mag dus zelf het betalingstermijn voor consumenten bepalen. Dit moet echter wel schappelijk blijven. Een schappelijke termijn is 30 dagen.
Deze situatie is van toepassing als jij direct aan een cliënt factureert.

Bedrijven (zzp’er – bemiddelingsbureau/zorginstelling)

De Wet Betalingstermijnen schrijft voor dat als er geen betalingstermijn overeengekomen is, de betalingstermijn 30 dagen is.

Afwijken van de termijn van 30 dagen kan alleen wanneer dit tussen twee partijen in een overeenkomst wordt vastgelegd, met een maximum van 60 dagen. Tenzij het een grote instelling* betreft dan is 30 dagen de max. volgens het Burgerlijk Wetboek.
Deze situatie is van toepassing als jij factureert aan bijv. een bemiddelingsbureau of zorginstelling.

*Er is sprake van een groot bedrijf indien er een jaaromzet is van ten minste 40 miljoen euro, ten minste 250 werknemers en een balanstotaal van tenminste 20 miljoen euro.

De eerste betalingsherinnering

De betalingstermijn is reeds verstreken en de factuur is nog niet voldaan, wat nu?

Wanneer je opdrachtgever een bedrijf is, mag je direct incassokosten in rekening brengen, nadat de betalingstermijn is verstreken. Wanneer je opdrachtgever een consument is, zal je eerst een kosteloze aanmaning moeten versturen. Ga er niet meteen vanuit dat de opdrachtgever niet wil betalen. Misschien heeft de opdrachtgever jouw factuur over het hoofd gezien. Stuur een vriendelijke herinnering per mail. Maak in je e-mail kenbaar dat de betalingstermijn reeds is verstreken en stel een nieuwe termijn waarbinnen je de betaling alsnog verwacht. Je verstuurt de eerste betalingsherinnering enkele dagen na het verlopen van de betalingstermijn.

Telefonisch contact opnemen

Blijft de betaling uit na het versturen van de eerste betalingsherinnering? Dan is het tijd om telefonisch contact op te nemen. Ga het gesprek aan, blijf beleefd en herinner je opdrachtgever aan de openstaande factuur. Probeer tot concrete afspraken te komen m.b.t. het voldoen van de factuur.

De tweede betalingsherinnering (aanmaning)

Je krijgt je opdrachtgever telefonisch niet te pakken óf de belofte om de factuur, volgens afspraak, te voldoen wordt niet opgevolgd. Het is tijd om een tweede betalingsherinnering (aanmaning) te versturen.

Een aanmaning is een formele brief waarin je verwijst naar de factuur en de eerste betalingsherinnering. Je stelt een betalingstermijn van 14 dagen en vermeldt dat dit dossier door een incassobureau wordt opgepakt (en dat er kosten bijkomen) wanneer de betaling uitblijft. Stuur de aanmaning per aangetekende post en vraag om een ontvangstbevestiging als je er zeker van wilt zijn dat jouw opdrachtgever de aanmaning ontvangt. Zoals we eerder al benoemden, ben je verplicht, als jouw opdrachtgever een consument is, eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Je opdrachtgever krijgt 14 dagen de tijd om de factuur alsnog te voldoen zonder dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Het is gangbaar om hierna de betaling uit handen te geven aan een incassobureau.

Inschakelen van een incassobureau

Wellicht denk je dat een incassobureau iets is voor grotere bedrijven, maar als zzp’er kun je net zo goed een incassobureau inschakelen.

Welk incassobureau past er bij jou?
Wat de kosten zijn voor de diensten van een bureau is verschillend per incassobureau. Zoek op internet naar deze bureaus en vraag offertes op zodat je de diensten en kosten kan vergelijken.

Wanneer je een incassobureau inschakelt, gaat het minnelijke incassotraject (fase waarin de rechter nog niet in het spel is) van start. Tijdens deze fase wordt het bedrag meestal verhoogd met wettelijke rente en incassokosten. In veel gevallen zal een incassobureau het bedrag in de minnelijke fase kunnen incasseren. Wanneer jouw rekening niet binnen deze termijn wordt betaald, kun je ervoor kiezen om de rekening via een gerechtelijke procedure te incasseren. Wees alert bij het kiezen voor een incassobureau dat werkt via  ‘no cure, no pay’ (dit betekent dat als er niets wordt geïncasseerd, er ook geen kosten bij jou in rekening worden gebracht). Vaak vallen de kosten voor de gerechtelijke procedure buiten de ’no cure, no pay’ regeling. Het is daarom nuttig om de extra kosten af te wegen tegen de kans op succesvolle incassering voordat je een gerechtelijke procedure start.

Stap naar de rechter

Hopelijk heb je voor het bereiken van deze stap inmiddels je geld ontvangen. Als dit niet het geval is, kun je ervoor kiezen om juridische stappen ondernemen. Wat handig kan zijn is het afsluiten van een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt, zodat je een advocaat of juridisch adviseur kunt inhuren. Dat kan natuurlijk ook zonder verzekering, maar dan zijn de kosten voor jou. Vergelijk verschillende zakelijke rechtsbijstandsverzekeringen en kijk vooral naar de voorwaarden. Wat is voor jou belangrijk?

Als ondernemer kan je in een dergelijke situatie terecht komen. Denk goed na over hoe jij dit proces inricht. Wat past er bij jouw onderneming?

Heb jij nog goede tips of vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact met ons op.